מאת: שקד פרבשטיין יבין , נטע עמיאל ודני דרבי
בין אם אתם עובדים או לומדים מהבית, ניהול זמן בתקופת הקורונה הפך להיות למטלה מאתגרת ביותר. למרות שהקורונה לא שינתה את העובדה שיש לרשותנו 24 שעות ביממה, ולהרבה מאתנו גם נחסך זמן כתוצאה מעבודה מהבית, אנחנו יכולים למצוא את עצמנו מתחילים את היום בתחושה שיש לנו את כל הזמן שבעולם, ומגיעים לסופו בהרגשה שלא הספקנו כלום.
ניהול זמן יעיל מהווה מטלה מאתגרת בזמנים רגילים, אך עבודה מחוץ למשרד או למידה מחוץ לאוניברסיטה מביאה איתה קשיים משמעותיים אף יותר. נוסף על כך, תחושות של שעמום, בידוד חברתי, עומס, חרדה וחוסר וודאות המקושרים עם התקופה בה אנו מצויים, מקשות על מציאת מקורות מוטיבציה ועל היכולת להוציא לפועל מטלות שונות ומהווה כר פורה לדחיינות.
אז על אף שלא חסרים לנו גורמים עליהם אין לנו שליטה בתקופה הזו, אנחנו יכולים לתכנן ולבנות לעצמנו הרגלים שונים שיגבירו את הסיכוי לנהל את הזמן בצורה יעילה ולהוציא לפועל מטלות שונות, משעממות ומשמחות כאחד, על-ידי מספר דרכים.
רבים מאתנו מפיקים תועלת רבה משגרת יום שהיא מובנית ומסודרת, דבר שמאתגר הרבה יותר לדאוג לו בתקופה זו. לכן, ניהול רשימת משימות ויומן יומי יוכלו לסייע לנו לזהות, לארגן ולתעדף משימות שונות, לנהל אחריהם מעקב ולוודא את ביצועם.
"טו-דו-ליסט": בין אם על-גבי דף נייר או באפליקציה במכשיר הפלאפון או במחשב, הקדישו כ-10 דקות למחשבה על כלל המחויבויות, תכניות, סידורים, חובות, רעיונות שעליכם להוציא לפועל בתקופה הקרובה.
לדוגמה:
- לשלם את חשבון החשמל
- לקרוא 20 עמודים לקורס מבוא לפסיכולוגיה
- לחשוב על רעיון למתנה למיכל
- להתקשר למחנכת של דור
- לקבוע תור לשיננית
בדקו עם עצמכם מה יהיה הפורמט הנוח ביותר עבורכם – על דף נייר? פנקס? מסמך במחשב או אפליקציה? כך או כך, חשוב כי רשימת המטלות שלכם תהיה זמינה עבורכם בכל שלב ביום. עיקרון חשוב נוסף הוא להגדיר משימות במונחים ספציפיים ולפרק מטלות גדולות למרכיבים התנהגותיים קטנים יותר.
כך למשל, תוכל להיות לכם משימה של "לכתוב עבודה בקורס בפילוסופיה", אך כשמנסחים אותה כך זה יכול להיות מאד מציף משום שזה מערב מספר מטלות קטנות שעשויות לקחת זמן רב, כמו למשל חיפוש מאמרים, קריאתם, כתיבת נקודות חשובות, כתיבת העבודה, מעבר על ניסוחים, מעבר על רשימה ביבליוגרפית ועוד. כך, יש סיכון שתתקעו בניסיון להחליט כיצד להתחיל, תחושו לחוצים ובסופו של דבר תתחמקו מהמטלה כולה. חוץ מזה, מי מאתנו לא חווה את התחושה ש"ברגע שהתחלתי אני בדרך כלל ממשיך" – הלכתי למטבח רק בכדי לפרוק את המדיח, ופתאום יש לי חשק גם להעביר סמרטוט על השיש, ולבדוק אם יש מוצרים פגי תוקף במקרר. לכן, המטלות הספציפיות הראשוניות יוכלו גם להניע אותנו לפעולה ולאפשר לנו להתמסר אליה באמצעות הפיכת הצעד הראשון לאפשרי.
- ניהול לו"ז יומי
היומן הוא כלי פשוט – ניתן להשתמש בכל יומן עם טורים ושורות ריקות, כאשר הטורים מייצגים יום מסוים בשבוע והשורות מייצגות מקטעי זמן במהלך היום. אותם טורים ושורות משמשים כמיכלי זמן שנועדו לאפשר לנו לחשוב כיצד היינו רוצים להשתמש בחלונות הזמן שלנו במהלך היום. אנו ממליצים כי היומן היומי יהפוך להיות החבר שלך במהלך היום. על מנת להשתמש בו בצורה נכונה, הקדישו זמן במהלך כל שבוע – בין אם בתחילתו או בסופו, על מנת לחשוב על השבוע הקרוב ולתכנן.
- ראשית, שבצו בלוח הזמנים את המשימות המוגדרות והקבועות, כמו למשל שיעור בפילוסופיה של המדע בימי ב' ו-ה' בין השעות 10:00-11:30, מפגש חברתי ביום ג' בין השעות 19:00-23:00.
- לאחר מכן, הסתכלו על המשימות ברשימת המשימות ונסו להעריכן בזמן (למשל, כמה זמן יקח לי לקבוע תור לשיננית). לסיום, חשבו כיצד ניתן לשבץ אותן במהלך השבוע-שבועות הקרובים. כאשר מתכננים ובונים לו"ז מראש, גובר הסיכוי כי נצליח לתעדף משימות בצורה נכונה ולשבצן בצורה שתאפשר לנו להשתמש באנרגיה שלנו בצורה נבונה. שיבוץ חכם יאפשר לכם לשבץ משימות באופן שיגביר את הסיכוי שתוציאו אותם לפועל. כך למשל, תוכלו להעריך כי לאחר תרגול של שעתיים במתמטיקה בזום תחושו מותשים, וכך במקום לשבץ משימה מתישה נוספת כמו שיעורי בית במתימטיקה, תוכלו להכניס מטלה שדורשת פחות משאבים כמו תיוק מיילים או ביקור במכולת, ואף משימות משחררות ומהנות כמו יציאה להליכה מסביב לשכונה.
- חשוב מאד לקחת בחשבון ולשבץ מטלות הקשורות ברווחתכם האישית, כמו אימון גופני, תחביבים, זמן עם משפחה וחברים וגם סתם זמן למנוחה או בהייה מול הטלוויזיה. האיזון בין מחויבויות שונות לפנאי הינו חשוב ביותר. הרבה פעמים אנחנו נוטים לדחוק מטלות לרווחתנו האישית לתחתית סדר עדיפויות, במחשבה ש"אני לא יכול אפילו לחשוב על אימון כשיש לי כל כך הרבה מה לעשות" או אפילו "לא מגיע לי ללכת להתאמן אחרי ששרפתי את כל היום", אולם דאגה לעצמנו היא חיונית בקידום הוצאת המטלות האחרות שלנו לפועל. כמובן שיהיו ימים בהם הסיטואציה מכתיבה מצב בו נקריב אימון כושר לטובת מחויבות אחרת, אך ברוב המקרים, זה דווקא יהיה יעיל עבורנו לשמר התנהגויות רווחה אישית ולא למנוע מאתנו את היתרונות ששינה טובה, פעילות גופנית ותזונה נכונה מספקות.
- עיקרון חשוב נוסף הינו להשאיר זמנים ריקים במהלך היום החוצצים בין משימה למשימה, למקרים בהם יצוצו אירועים בלתי צפויים, או שלא הערכתם נכונה את משך זמן המוקדש להם.
חשוב לזכור! בניהול רשימת משימות ויומן יומי, ישנה משמעות רבה למעקב תדיר (כל יום ולמשך כמה פעמים ביום). אם נכתוב לו"ז לשבוע הקרוב ולא נסתכל עליו במהלך השבוע, הסיכוי להתמיד במשימות נמוך הרבה יותר. כמו כן, אם מדובר בפרקטיקות שכבר אימצתם לעצמכם – נהדר! זה הזמן לשאול את עצמכם האם הפורמט שבו אתם מנהלים אותן הינו יעיל מספיק עבורכם, ולוודא שאתם מביאים את יתר העקרונות החשובים לידי ביטוי.
האם סידור הלו"ז באופן שמאפשר לי לדעת כיצד הימים הולכים להיראות יספיק לי כדי להוציא את משימותיי לפועל?
עבור חלקנו, מחשבה על כלל המשימות ושיבוצן ביומן יספיקו, אך לפעמים נדרש לקחת כמה צעדים קדימה בתכנון.
בשעה 16:00 ביום ב', התיישבתי לחפש מאמרים לעבודה, אך פתאום התקשרה אלי חברה טובה, או שנכנסתי לשחק בקנדי קראש "רק לכמה דקות", או שנכנסה משימה נוספת שיותר או התחשק לי לעשות.
עבור מקרים כאלו, כדאי ליצור רשימה של מסיחים פוטנציאליים – לכל אחד מאתנו יש את ה"חשודים המיידיים" שלרוב מסיתים את הקשב שלנו ופוגעים ביעילותנו. אלו יכולים להיות תכנים מחשבתיים כמו "אין לי כוח", "אני עייף", "אני אף פעם לא מצליח לבצע את המטלה כמו שצריך", "אני אדם עצלן", או לחילופין מקרים מסוימים שמניאים אותנו מביצוע הפעולה, כמו כשחבר/ה מתקשר/ת. אם נוכל לחשוב עליהם מראש, נצליח גם לתכנן בצורה נבונה יותר, בעוד שהברזל קר, כיצד נתמודד איתם. נסו לנסח לעצמכם, בתבנית של "אם-אז", כיצד תתמודדו עם מסיחים שונים ("אם חברה שלי תתקשר, אז אני אשלח לה הודעה שאוכל לחזור אליה לאחר שאסיים את המשימה שלי"; "אם אני אקבל הודעה, אז אני אניח את הטלפון ואחזור אליה כשאסיים לקרוא"). למעשה, אותן התנהגויות "בריחה" יוכלו לשמש אתכם כחיזוקים לאחר השלמת משימותיכם, וכך אותה התנהגות תהפוך מחיזוק שלילי לחיובי.
טיפים נוספים:
- במידה ואתם מבלים זמן רב מידיי ברשתות חברתיות, התנתקו מחשבונות הרשתות החברתיות שלכם והיכנסו אליהם רק דרך חלון גלישה בסתר. כך, כל כניסה תחייב אתכם בהרשמה מחדש, דבר שיוכל לאפשר מרחב קטן לשיקול דעת במקום לפעול באופן אוטומטי.
- צרו מרחב עבודה או למידה נעים בבית וכמה שיותר נקי מהסחות דעת חיצוניות. וודאו כי כל הדברים שאתם זקוקים להם נמצאים במרחב זה.
- קבעו עם חבר טוב לבצע משימות שונות תוך-כדי פגישת זום. כך תוכלו לחוש מחויבות גבוהה יותר לביצוע המשימות ועל הדרך תיהנו מזמן איכות (למשל על-ידי קביעת זמני הפסקות קפה משותפים). תוכלו להיעזר גם באתרים כמו https://www.focusmate.com/ המצוותים עבורכם אדם נוסף שמתכנן לעבוד בזמנים שאתם קבעתם, דבר שמגביר מחויבות ומוטיבציה.
- התארגנו והתלבשו בבוקר כפי שהייתם עושים אם הייתם יוצאים לעבוד מחוץ לבית.
- היו חומלים כלפי עצמכם: זכרו שמדובר בתקופה לא פשוטה שעוברת על כולנו, ונסו להכיר בעובדה שיתכן ותהיו פחות יעילים ממה שהייתם בזמני שגרה.
- אפליקציות מומלצות: Google tasks עבור טודוליסט; Google calender עבור יומן.
To do or not to Do list
רשימת מטלות יכולה לסייע מאוד בביצוע מטלות, ואנשים רבים נעזרים בשיטה זו אם דרך רשימות ואם דרך אפליקציות. יחד עם זאת' ישנם אנשים שמסתבכים עם רשימות ה To do list, ונתקעים בהכנת רשימות והעברה של משימות מרשימה לרשימה. אם אתה או את מאלו שנתקעים ברישמות ה To do, מומלץ לשקול האם אסטרטגיה זו נכונה עבורכם או להתייעץ עם איש מקצוע, לעיתים פניה לטיפול יכולה להניע הליך נכון ובחירה של אסטרטגיה שתתאים לצרכים שלכם.
מקורות:
- Ramsay, J. R., & Rostain, A. L. (2014). The adult ADHD tool kit: Using CBT to facilitate coping inside and out. Routledge.
